Řešení pro archivace emailů
Také jsem to tak měl, stejně jako:
- Obavu ze ztráty důležitých emailů při odchodu zaměstnance
- Problém doložit právně prokazatelný email protistraně nebo oficiálnímu orgánu
- Neustále přeplněnou poštovní schránku a spoustu archivních PST souborů, ve kterých jsem se nemohl vyznat
- Najít roky starý email zabralo mnoho úsilí a času
Nejste sami. Mnoho firem čelí stejným výzvám. Absence správného systémupro archivaci e-mailů může vést k frustraci, neefektivitě a dokonce k právnímproblémům. Ale existuje způsob, jak se těmto starostem elegantně vyhnout!
Představte si:
- Máte všechny firemní e-maily přehledně na jednom místě
- Vyhledávání konkrétní zprávy je hračkou i když je stará několik let
- Máte naprostou jistotu, že vaše e-mailová komunikace je v bezpečí a splňuje nejpřísnější právní předpisy.
- Spolupráce mezi kolegy je efektivní, protože mají okamžitý přístup k potřebným e-mailům.
- Už se nemusíte bát, že by se nějaká důležitá zpráva vaše nebo vašich zaměstnanců nenávratně ztratila.
Dovolte, abych vám blíže představil špičkový systém pro archivaci e-mailů.Vznikl na základě mnohaletých zkušeností, pečlivé analýzy potřeb firemrůzných velikostí a intenzivních konzultací s odborníky na IT, bezpečnost aprávo. Výsledkem je unikátní řešení, které promění chaos e-mailovékomunikace v dokonale organizovanou a zabezpečenou knihovnu.
- Náš archivační systém automaticky ukládá všechny příchozí i odchozí e-maily do centrálního úložiště.
- Uživatel s nimi může efektivně pracovat a sdílet, ale nemůže je mazat
- Pokročilé technologie indexování a fulltextového vyhledávání vám umožní během okamžiku najít jakoukoliv zprávu, přílohu či klíčové slovo i když je e-mail starý několik let.
- Nemusíte již ztrácet čas a nervy prohledáváním různých schránek, souborů a složek.
- Splňuje nejpřísnější regulační požadavky jako GDPR
- Nechybí ani funkce právního vyhledávání (eDiscovery) a neměnnosti archivovaných zpráv. Zvládnete i ty nejnáročnější audity a soudní spory.
Bezpečnost a integrita dat je absolutní prioritou. Používá nejmodernějšíšifrovací a autentizační metody, aby zajistili, že k e-mailům budete mít přístupjen vy a autorizované osoby. Zároveň ale nabízí pokročilé možnosti sdílení aspolupráce. Určete, kdo má mít přístup k jakým e-mailům a nastavte jemněodstupňovaná oprávnění. Týmová práce nikdy nebyla snazší.
Co se stane až vyplníte kontaktní formulář:
- Zjistíme vaše potřeby během krátkého telefonátu, který Vám nezabere více než 15 minut
- Zašleme nabídku míru přímo pro Vás
- Po akceptaci nabídky naimplementujeme Archivační systém sami nebo s Vaším vlastním IT
Otázky a odpovědi
Jaký software pro archivaci emailů nabízíte?
Nabízíme, implementujeme a spravujeme tyto tři softwary: MailStore Server,
Vipre Email Archiving, GFI MailArchiver. Všechny jsou profesionální archivační
systémy, ale přesto se trochu liší. V závislosti na vašich potřebách vybereme
ten nejvhodnější pro vás.
Kolik to stojí?
Ptáte se, kolik takové řešení stojí? Méně, než byste čekali. Za cenu jednoho
kancelářského oběda měsíčně můžete mít špičkový nástroj, který vám ušetří
spoustu času, problémů a peněz. Je to investice, která se vám vyplatí.
Poskytujete Archivaci jako cloudovou službu (SaaS)?
Ano, v případě využití cloudové verze SaaS (Software as a service) nemusíte
mít žádný vlastní hardware ani instalovat žádný složitý software.
Co když chceme provozovat archivaci uvnitř vlastní sítě?
Je to samozřejmě možné. Variantu On-premise, ve Vašem vnitřním prostředí,
pro Vás nainstalujeme my nebo to může udělat Váš vlastní IT. Nemusíte měnitsvé zvyky. Vše funguje hladce, spolehlivě a intuitivně. Kdykoliv budete potřebovat konkrétní e-mail, bude vám okamžitě k dispozici. Konečně budete mít dokonalý přehled.
Jaký je rozdíl mezi zálohováním a archivováním emailů?
Zálohování je uchování emailů v systémové podobě pouze pro potřeby
rychlého obnovení v případě nějaké havárie systému. Počet záloh je omezený
a na omezenou dobu. Uživatelé zálohu nevidí, nemohou v ní hledat emaily. O
emaily v záloze po dosažení retence, například 30 dnů, se emaily smažou.
Archivace pošty je uchování emailů navždy na bezpečném místě, zpravidla
pouze pro čtení. Email se archivuje okamžitě po přijetí nebo po odeslání a
nikdy se nesmaže.
Poskytujete k produktu podporu?
Samozřejmě. S naší podporou nikdy nebudete sami. Náš tým odborníků je
připraven vám pomoci s nastavením, zaškolením i řešením jakýchkoliv otázek.
Jsme tu pro vás na každém kroku vaší cesty k dokonalé organizaci e-mailové
komunikace.
Nestačí archivovat poštu na lokální/síťové disky, např. do PST souborů?
Někteří se snaží vyřešit situaci ukládáním e-mailů na lokální disky nebo síťová
úložiště. Jenže tento přístup má zásadní nedostatky. E-maily nejsou
centralizované, vyhledávání je komplikované a o souladu s předpisy nemůže
být řeč. Tato archivace není spolehlivá, není profesionální a je mnohem
pracnější. Touto metodou určitě neušetříte. Je to jako byste chtěli dělat
účetnictví v excelovské tabulce - jde to, ale rozhodně to není optimální řešení.
Nestačí mi nekonečně velká poštovní schránka?
Možná namítnete, že váš poskytovatel e-mailových služeb přece nabízí
dostatek prostoru a možností. Jenže mít nekonečně velkou poštovní schránku
není archivace. Archivace je bezpečné místo a pouze pro čtení. Co když se
změní podmínky služby? Co když dojde k bezpečnostnímu incidentu? Splňuje
to vůbec zákonné požadavky na archivaci? Ve většině případů nikoliv.
Můžete vyzkoušet náš archivační systém zcela nezávazně a bez rizika. Nabízíme 30denní zkušební období, během kterého můžete otestovat všechnyfunkce. Sami poznáte, jaký to přinese vašemu byznysu užitek.
Už nikdy nezažijete ztrátu důležitého e-mailu.
Už nikdy nestrávíte hodiny hledáním jedné zprávy.
Připojte se k tisícům spokojených uživatelů a vyřešte problémy s firemními e-maily jednou provždy.
